säännöt
HePo ry:n toimintaa ohjaa yhdistyksen säännöt. Yhdistyksen ylintä päätäntävaltaa käyttää yhdistyksen kokoukset, jotka ovat myös ainoita tilaisuuksia, joissa sääntöjä voi muuttaa. Yhdistyksen kokouksissa jokaisella jäsenellä (HePo-kortin opiskelijajäsenyyden haltijalla) on äänioikeus. Yhdistyksen säännöt löytyvät alta.
1§ Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Haaga-Helian Porvoon Campuksen opiskelijayhdistys HePo ry (jatkossa yhdistys) ja sen kotipaikka on Porvoo. Yhdistyksen virallinen kieli on suomi mutta yhdistys viestii opiskelijoille myös englanniksi.
2§ Tarkoitus ja toiminnan laatu
2.1. Yhdistyksen tarkoituksena on:
§ Edistää ja valvoa Haaga-Helian ammattikorkeakoulussa Porvoon toimipisteessä opiskelevien yleisiä ja yhteisiä etuja.
§ Toimia jäsenistönsä edunvalvojana, aktivoida jäsenistönsä toimintaa, sekä toimia mahdollisena tiedonvälittäjänä valtakunnallisten opiskelijajärjestöjen ja jäsenistön välillä.
§ Edistää mahdollisuuksien mukaan jäsenistönsä henkisiä, ammatillisia, yhteiskunnallisia sekä liikunnallisia harrastuksia.
§ Pyrkiä vaikuttamaan opetuksen tasoon ja opiskelun sisältöön.
§ Edistää tahollansa opiskelijan oikeusturvaa.
2.2. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:
§ Voi järjestää kokouksia, tiedotus- ja esitelmätilaisuuksia, illanviettoja, jäsenistölle suunnattuja matkoja sekä kilpailuja.
§ Voi harjoittaa julkaisutoimintaa ja toimittaa jäsenilleen opintomateriaalia.
§ Voi ylläpitää erilaisia kerhoja ja harrastuspiirejä sekä valvoa niiden toimintaa.
§ Voi kuulua muihin opiskelijajärjestöihin tai liittoihin.
§ Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi kerätä jäseniltään liittymis- ja/tai jäsenmaksuja.
§ Voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja.
§ Voi järjestää arpajaisia.
§ Voi omistaa ja hallita toimintaansa varten kiinteää ja irtainta omaisuutta.
§ Voi ylläpitää ruokalaa, kioskikauppaa.
§ Voi rahoittaa toimintaansa viihde- ja koulutustilaisuuksilla.
§ Taloudellista toimintaansa varten yhdistys hankkii tarvittaessa asianomaisen luvan.
3§ Jäsenet
Yhdistyksellä on kolme jäsentasoa: opiskelijajäsen, kannattajajäsen sekä kunniajäsen.
3.1. Opiskelijajäsen
Yhdistyksen opiskelijajäsenen tulee olla Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Porvoon Campuksen opiskelija. Yhdistyksen hallitus hyväksyy yhdistyksen jäsenet hakemuksen kautta. Opiskelijajäsenellä on äänioikeus yhdistyksen kokouksissa ja oikeus asettua ehdolle yhdistyksen hallitukseen. Opiskelijajäsen on oikeutettu kaikkiin yhdistyksen tarjoamiin jäsenetuihin. Opiskelijajäsenen liittymis- ja/tai jäsenmaksusta päättää kevätkokous.
3.2. Kannattajajäsen
Kannattajajäseneksi voi liittyä kuka tahansa täysi-ikäinen ja luonnollinen henkilö. Kannattajajäsenellä ei ole äänioikeutta yhdistyksen kokouksissa ja hän ei voi kuulua yhdistyksen hallitukseen, paitsi jos hän on samalla opiskelijajäsen. Kannattajajäsen on oikeutettu kannattajajäsenetuihin. Kannattajajäsenyyden kestosta, kannattajajäsenmaksusta ja eduista päätetään kevätkokouksessa.
3.3. Kunniajäsen
Yhdistyksen hallitus voi nimetä yksityisen henkilön kunniajäseneksi. Yhdistyksen jäsen voi ehdottaa hallitukselle kunniajäsentä kirjallisella hakemuksella. Kunniajäsenen on oltava henkilö, joka on erityisesti ansioitunut yhdistyksen toiminnassa, työelämässä tai muutoin henkilökohtaisessa elämässä valmistuttuaan Haaga-Helia Porvoon Campuksen alumniksi tai antanut merkittävän panoksen yhdistyksen tai Porvoon Campuksen eteen. Kunniajäsen on oikeutettu kaikkiin yhdistyksen tarjoamiin jäsenetuihin. Kunniajäsenyys kestää henkilön koko eliniän. Kunniajäsenellä ei ole äänioikeutta yhdistyksen kokouksissa ja hän ei voi kuulua yhdistyksen hallitukseen, paitsi jos hän on samalla opiskelijajäsen. Kunniajäsenyys myönnetään yhdistyksen vuosijuhlassa.
4§ Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä hallitukselle tai sen puheenjohtajalle kirjallisesti tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan kirjattavaksi. Yhdistys voi erottaa jäsenen, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta, tai on muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin jäsen on yhdistykseen liittymällä sitoutunut, tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5§ Liittymis- ja jäsenmaksu
Opiskelija-, kannattaja- ja kunniajäseniltä perittävän liittymismaksun ja/tai vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päätetään kevätkokouksessa.
6§ Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus. Yhdistyksen hallitus muodostuu vähintään kolmesta (3), mutta enintään kymmenestä (10) jäsenestä. Hallitukseen voidaan valita yhdestä (1) neljään (4) varajäsentä.
Hallituksessa tulee olla puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja. Puheenjohtaja, mahdollinen varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja sihteeri valitaan yhdistyksen syyskokouksessa jäsenistön toimesta vaaleilla. Hallituksen muut jäsenet valitaan yhdistyksen syyskokouksessa. Hallituksen sisäiset asemat valitaan puheenjohtajan johdolla hallituksen ensimmäisessä kokouksessa, jolloin uusi hallitus perustetaan.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan, varapuheenjohtajan tai sihteerin kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kolmannes (1/3) hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai puheenjohtajan estyessä varapuheenjohtaja mukaan luettuna, ovat läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla äänienemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan tai sihteerin on kutsuttava hallituksen kokoukset koolle vähintään kolme (3) vuorokautta ennen kokousta virallisella kutsulla. Viralliseksi kutsuksi hyväksytään henkilökohtainen sähköposti, sanallinen kutsu kokouksen yhteydessä, tai hallituksen yhdessä päättämän viestintäkanavan kautta lähetetty viesti.
7§ Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen voi kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, sihteeri, kaksi yhdessä.
8§ Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on 1.1.–31.12. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kolmekymmentä (30) vuorokautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen kevätkokousta hallitukselle.
9§ Yhdistyksen kokoukset
Yhdistys pitää vuosittain kaksi (2) yhdistyskokousta.
Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous pidetään syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Lisäksi muu ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii kirjallisesti hallitukselta, ennalta ilmoitettua asiaa kohden. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksissa jokaisella opiskelijajäsenellä on yksi (1) ääni.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni; vaaleissa kuitenkin arpa.
10§ Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Yhdistyskokoukset on kutsuttava koolle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen yhdistyskokousta virallisella kutsulla. Viralliseksi kutsuksi hyväksytään henkilökohtainen sähköposti, sanallinen kutsu kokouksen yhteydessä, tai luotettavaksi katsotun, jäsenet varmasti tavoittavan sosiaalisen tai muun median kautta lähetetty kutsu.
11§ Varsinaiset kokoukset
11.1. Yhdistyksen kevätkokouksessa on käsiteltävä seuraavat aiheet:
1. Kokouksen avaus
2. Valita kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina
3. Todeta kokouksen laillisuus sekä päätösvaltaisuus
4. Hyväksyä kokouksen työjärjestys
5. Tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
6. Päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. Esitellä kuluneen toimikauden sen hetkinen tulo- ja menoarvio
8. Vahvistaa liittymis- ja/tai jäsenmaksun suuruus seuraavalle lukuvuodelle
9. Kannattajajäsenyyden edut, kannattajajäsenmaksun määrä ja kesto
10. Käsitellä muut kokouskutsussa mainitut asiat sekä muut kokouksen yhteydessä esille tulleet asiat
11.2. Yhdistyksen syyskokouksessa on käsiteltävä seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valita kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina
3. Todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksyä kokouksen työjärjestys
5. Vahvistaa toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio alkavalle toimikaudelle
6. Valita hallituksen puheenjohtaja, mahdollinen varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, sihteeri ja muut jäsenet sääntöjen 6 §:n mukaisesti
7. Valita yksi (1) tai kaksi (2) toiminnantarkastajaa ja heille mahdolliset varatoiminnantarkastajat
8. Käsitellä muut kokouskutsussa mainitut asiat sekä muut kokouksen yhteydessä esille tulleet asiat
12§ Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Sääntöjä muutettaessa tai yhdistystä purkaessa tulee yhdistyksen pitää kaksi (2) kokousta kahden (2) viikon sisällä. Päätös sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.